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TJ-Provimento Conjunto Nº 28/2017: Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) – 01ª a 04ª Varas da Família e das Sucessões da Comarca de Campinas.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a implantação das Unidades de Processamento Judicial para atendimento das 01ª, 02ª, 03ª e 04ª Varas da Família e das Sucessões da Comarca de Campinas;
CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas;
CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs;
RESOLVEM:
Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial – UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 01ª, 02ª, 03ª e 04ª Varas da Família e das Sucessões da Comarca de Campinas, e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao escrivão judicial:
I – coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;
II – conferir e assinar expedientes;
III – acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;
IV - conferir e assinar os mandados de levantamento;
V – garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento;
VI – zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência;
VII – abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como os referentes à Agravo de Instrumento;
VIII – atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento;
IX – abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da Unidade;
X – elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da Unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso;
Parágrafo único. Estão subordinados ao escrivão judicial os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor:
I – Equipe de Processos Físicos e Atendimento;
II – Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais;
III – Equipe de Movimentação dos Processos Digitais.
Artigo 4º - A Equipe de Processos Físicos e Atendimento será responsável pelo atendimento do público no balcão; pela guarda, carga, recebimento, arquivamento e desarquivamento de autos físicos; pelo correio; pelo malote; pelo cumprimento, controle de prazos, publicação e juntada de petições.
§ 1º Compete ao gestor de Equipe de Processos Físicos e Atendimento:
I – coordenar os trabalhos da equipe;
II – a guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;
III – a guarda dos autos físicos e a cobrança daqueles não restituídos no prazo legal;
IV – elaborar e remeter a relação de mandados de levantamento;
V – conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento;
VI – remeter as laudas de publicação;
VII – controlar o painel de editais;
VII – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º Compete à Equipe de Processos Físicos e Atendimento:
I – carga e descarga de processos físicos, inclusive aqueles encaminhados ou provenientes da conclusão;
II – o arquivamento e o desarquivamento de processos físicos;
III – o correio e o malote;
IV – o atendimento de balcão mediante revezamento diário ou semanal;
V – todas as cargas e descargas de papéis e documentos, inclusive carga de mandados à Seção Administrativa de Distribuição de Mandados;
VI – realizar o transporte dos autos físicos e dos documentos entre a unidade e os gabinetes e entre os gabinetes e a unidade;
VII – alocação e o encaminhamento dos processos físicos.
VIII – elaborar lauda de publicação e certificar sua ocorrência;
IX – juntar petições, providenciando as atualizações no sistema informatizado, bem como abertura de volumes, e ainda, atendimento dos arts. 208 e seguintes das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça e, na sequência, dar andamento ao feito;
X – verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e, na sequência, dar andamento ao feito;
XI – cumprimento das determinações judiciais, com a elaboração de ofícios, mandados, cartas precatórias etc.;
XII – o recebimento e competente andamento de autos oriundos do Tribunal de Justiça;
XIII – emitir atos ordinatórios.
Artigo 5º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais nos processos digitais.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais:
I – coordenar os trabalhos da equipe;
II – conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar público os expedientes;
III – conferir e assinar mandados de levantamento;
IV – controlar o painel de editais;
V – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
VI – monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VII – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais:
I – tratar a fila do fluxo digital – Ag. Análise de Cartório Urgente, em face do art. 1.265 das NSCGJ;
II – tratar as filas Ag. Análise do subfluxo de documentos despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento;
III – tratar a fila Ag. Impressão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatório-rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos, se o caso;
IV – tratar a fila Ag. Emissão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatório-rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso;
V – intimar os peritos nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação;
VI – remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ato ordinatório);
VII – gerenciar as tarjas dos processos.
Artigo 6º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, juntada (petições aguardando cadastro) e decurso de prazo nos processos digitais:
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I – coordenar os trabalhos da equipe;
II – conferir e assinar expedientes, inclusive mandado de levantamento, quando determinado pelo escrivão;
III – gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;
IV – controlar a digitalização de documentos, inclusive os prazos para destruição dos documentos, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;
V – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
VI – monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VII – verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados;
VIII – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I - tratar as seguintes filas de processo:
a. Ag. Análise do Cartório;
b. Ag. Análise do Cartório - Urgente;
c. Encaminhar para Publicação;
d. Ag. Certificação da Publicação;
e. Ag. Decurso de Prazo – Publicação;
f. Ag. Hasta Pública - Leilão;
g. Ag. Laudo;
h. Ag. Decurso de Prazo;
i. Retorno do Distribuidor;
j. Retorno da Contadoria;
k. Retorno Setor Técnico - Ass. Social;
l. Retorno Setor Técnico - Psicologia;
m. Processo Suspenso;
n. Ag. Impressão;
o. Ag. Avaliação;
p. Processo em Grau de Recurso;
q. Processos Recebidos do 2.º Grau – Diligência;
r. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico;
s. Retorno do Cejusc.
II - tratar o subfluxo de petição intermediária;
III – tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados -
outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal;
IV – gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência;
V – cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes;
VI – verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e, na sequência, dar andamento ao feito;
VII – encaminhar os autos ao Cejusc para designação de data de audiência de conciliação;
VIII – encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Contador, Partidor, Setor Técnico – Assistente Social e Psicologia e Distribuidor;
IX - remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença).
Artigo 7º - Compete aos gabinetes:
I – elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças;
II – emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição;
III – realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, BACENJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP, etc.);
IV – tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial – Ag. Análise do Cartório;
b. Inicial – Ag. Análise do Cartório – Urgente;
c. Entrados com Sigilo Absoluto;
d. Conclusos – Despacho;
e. Conclusos – Decisão Interlocutória;
f. Conclusos – Sentença;
g. Conclusos - Urgente;
h. Bacen Jud – Conclusos – Decisão;
i. Bacen Jud – Bloquear Valor;
j. Bacen Jud – Ag. Resposta;
k. Bacen Jud – Ag. Transferência;
l. Pesquisas;
m. Ag. Minuta;
n. Petição juntada – aguardando análise.
o. Ag. Audiência
p. Ag. Análise Complemento Peticionamento
V – manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias;
VI – criar os modelos de grupo, devendo:
a. preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento);
b. vincular a movimentação específica;
c. marcar o check-box de assinatura do juiz;
d. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais do Ministério Público e da Defensoria
Pública;
e. selecionar o teor do documento (Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos;
VII – preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário;
VIII – cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial;
IX – tornar publicável – no campo movimentação – as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato;
X – cadastrar as audiências na pauta virtual, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ;
XI – monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente;
XII – vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem;
XIII – abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da Unidade.
Artigo 8º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente das filas onde encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - As audiências serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente destinadas para este fim de cada Vara.
§ 1º - Cabe ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização.
Artigo 10 - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça.
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade.
§ 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará, mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto “Cartório do Futuro”, composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça.
Artigo 11 - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I - as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II - a elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho.
Artigo 12 - O escrivão da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I - identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II - propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III - avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O escrivão da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13 - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14 - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados.
Artigo 15 - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 16 – A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 28 de setembro de 2017.
Artigo 17 - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 1ª a 4ª Varas da Família e das Sucessões da Comarca de Campinas, revogadas as disposições em contrário.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 22 de setembro de 2017.
(aa) PAULO DIMAS DE BELLIS MASCARETTI, Presidente do Tribunal de Justiça e MANOEL DE QUEIROZ PEREIRA CALÇAS, Corregedor-Geral da Justiça.
