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TJ-Portaria Nº 9.978/2021: Regulamenta a realização de pesquisas por órgãos de pesquisa, pesquisadores e entidades privadas, no âmbito do Tribunal de Justiça de São Paulo.
O Desembargador GERALDO FRANCISCO PINHEIRO FRANCO, Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO o disposto no art. 31, § 3º, inc. II, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (LAI), e nos arts. 5º, inc. XVIII, 7º, inc. IV, 11, inc. II, al. “c”, da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD);
CONSIDERANDO ainda o disposto pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) na Resolução nº 215, de 16 de dezembro de 2015, na resposta à consulta formulada no processo nº 000.5282-19.2018.2.00.0000 e na Recomendação nº 74, de 21 de setembro de 2020;
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a realização de pesquisas no Tribunal de Justiça de forma que o interesse na obtenção de informações e dados seja compatibilizado com as disponibilidades de recursos humanos, tecnológicos, materiais e orçamentários;
CONSIDERANDO também a necessidade de centralizar as decisões sobre pesquisa, não só para assegurar a aplicação uniforme dos critérios de análise dos pedidos e tornar transparente para o público em geral os casos de compartilhamento de informações e dados, como também para reduzir falhas ínsitas à descentralização e não onerar as unidades judiciais com atividades que envolvem providências que não estão sob seu controle;
CONSIDERANDO o teor dos pareceres do Comitê Gestor de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais e do Órgão Encarregado pelo Tratamento de Dados do Tribunal de Justiça de São Paulo, nos autos do CPA nº 2019/00178866;
RESOLVE:
Art. 1º A pesquisa básica ou aplicada de caráter acadêmico, histórico, científico, tecnológico ou estatístico, que envolva entrevista de servidores públicos do Tribunal de Justiça (magistrados e funcionários), exame de documentos ou de autos de processos judiciais e administrativos, tratamento de informações públicas ou de dados pessoais e pessoais sensíveis, contidos em qualquer meio, suporte ou formato, solicitada por órgão de pesquisa, entidade privada, estudante ou pesquisador, observará o disposto nesta Portaria.
§ 1º O exame de documentos ou de autos ocorrerá:
I - no local onde eles estiverem guardados, se em meio físico;
II - no portal de internet disponibilizado pelo Tribunal de Justiça, se em meio digital;
III - sempre com delimitação de seu objeto e, tratando-se de processos, com especificação dos respectivos números, que serão informados pelo solicitante da pesquisa ou listados conforme critérios por ele indicados.
§ 2º O tratamento de informações públicas ou de dados pessoais e pessoais sensíveis ocorrerá:
I - no local onde eles estiverem guardados, se em meio físico;
II - no portal de internet disponibilizado pelo Tribunal de Justiça, se em meio digital, sempre que tecnicamente possível;
III - via extração de banco de dados, se a consulta referida no inciso anterior não for tecnicamente possível;
IV - via Application Programming Interfaces (APIs), desde que, cumulativamente:
a) o sistema do solicitante adote as APIs existentes no sistema do Tribunal de Justiça;
b) as informações ou os dados já estejam estruturados nos bancos de dados do Tribunal de Justiça;
c) a pesquisa demande acesso contínuo aos bancos de dados ou uso de robôs e ferramentas similares.
§ 3º O prazo para o tratamento de dados referido no parágrafo 2º será proporcional à complexidade da pesquisa e às disponibilidades materiais, orçamentárias e de recursos humanos do Tribunal de Justiça.
§ 4º O Tribunal de Justiça poderá limitar a abrangência dos exames, tratamentos e entrevistas referidos neste artigo, quando o pedido de pesquisa for desproporcional ou desarrazoado.
§ 5º O exame de autos e o tratamento de dados pessoais e pessoais sensíveis no portal, nas pesquisas de que trata o caput, só podem ser feitos com perfil individual para consulta, vedado o uso de robôs e ferramentas similares, sob pena de revogação do perfil de acesso.
§ 6º A vedação do uso de robôs e ferramentas similares, nas pesquisas de que trata o caput, aplica-se também ao tratamento de informações públicas disponíveis no portal sem controle de acesso.
§ 7º A entrevista, sempre com prévio e expresso consentimento dos entrevistados, poderá ocorrer no local e horário de trabalho destes, desde que sem comprometimento das atividades judiciais e administrativas e com prévia autorização do superior hierárquico.
§ 8º A extração de banco de dados e o acesso via APIs poderão abranger documentos das pastas digitais, se isso for necessário à realização da pesquisa, observado o disposto no inc. III do § 1º deste artigo, o art. 8º, § 3º, e o art. 10.
Art. 2º No âmbito das pesquisas, o Tribunal de Justiça de São Paulo não providenciará:
I - tratamento e anonimização de informações e de dados, salvo os eventualmente já realizados no desempenho das atividades jurisdicional ou administrativa;
II - desenvolvimento ou modificação de sistemas ou de banco de dados, salvo quando, conforme análise do Tribunal, contribuir para o aprimoramento direto das atividades jurisdicional ou administrativa;
III - análise, interpretação ou consolidação de informações e dados;
IV - produção e tratamento de informações e dados, que demandem atividades ou recursos humanos, materiais e orçamentários além dos já alocados nas suas atividades jurisdicional ou administrativa;
V - levantamento de informações ou dados:
a) já descartados, conforme regras de gestão documental;
b) protegidos por sigilo fiscal, bancário, telefônico, de dados, de operações, de correspondência, de saúde ou quaisquer outras de natureza sigilosa;
c) classificados como ultrassecretos, secretos ou reservados;
d) que possam colocar em risco a segurança da instituição ou de seus membros, servidores e familiares;
VI - avaliação ou aprovação do resultado da pesquisa;
VII - disponibilização e obtenção de dados via utilização de robôs.
Art. 3º Ressalvadas as hipóteses de isenção legal, os valores que o Tribunal de Justiça houver de desembolsar para realizar a atividade especificada no art. 1º, § 2º, inc. III, serão adiantados pelo solicitante da pesquisa, mediante recolhimento ao fundo especial de despesas.
Art. 4º Ao requerer a realização de pesquisa no âmbito do Tribunal de Justiça de São Paulo, o órgão de pesquisa deverá:
I - comprovar documentalmente sua qualidade (art. 5º, inc. XVIII, da Lei Geral de Proteção de Dados);
II - especificar a natureza da pesquisa, nos termos do art. 1º, caput;
III - demonstrar, caso a pesquisa envolva acesso a dados pessoais ou dados pessoais sensíveis:
a) a necessidade e a finalidade do acesso, para os objetivos da pesquisa;
b) a relação entre os objetivos da pesquisa e sua missão institucional, competências ou atribuições legais, ou ainda, objetivo social ou estatutário;
c) o domínio de método ou técnica apropriados para a anonimização dos dados a que tenha acesso em todo e qualquer banco de dados ou autos de processos, especialmente naqueles protegidos, total ou parcialmente, por sigilo ou segredo de justiça;
d) a existência de outros métodos ou técnicas, no caso de impossibilidade de anonimização, que impeçam a identificação das pessoas a que os dados se referem e que assegurem a proteção à intimidade, vida privada, honra, imagem, liberdades e garantias individuais;
IV - assumir o compromisso de observar as normas de proteção de dados pessoais, intimidade e privacidade, de não violar sigilo e segredo de justiça e de não utilizar os dados pessoais e pessoais sensíveis a que tiver acesso para finalidades alheias ao pedido de pesquisa, sob as penas da lei;
V - fornecer ao Tribunal de Justiça todo o material final resultante da pesquisa, para eventual utilização no planejamento e aprimoramento das atividades jurisdicional ou administrativa.
§ 1º O disposto no inc. III deste artigo não se aplica às informações públicas abrangidas pela pesquisa.
§ 2º A celebração de convênio ou outro instrumento similar somente é dispensável quando a pesquisa decorrer do cumprimento de competências legais do órgão de pesquisa ou for necessária à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos.
§ 3º Os pesquisadores indicados pelo órgão de pesquisa para a realização dos levantamentos deverão ser instruídos pelo órgão de pesquisa sobre o compromisso referido no inc. IV deste artigo, que a eles se estende e deve ser observado, sob as penas da lei.
Art. 5º O pesquisador pessoa física deverá:
I - comprovar documentalmente sua identidade e vinculação a órgão de pesquisa ou a entidade de ensino que possa ser considerada órgão de pesquisa (art. 5º, inc. XVIII, da Lei Geral de Proteção de Dados);
II - especificar a natureza da pesquisa, nos termos do art. 1º, caput;
III – demonstrar, caso a pesquisa envolva acesso a dados pessoais ou dados pessoais sensíveis:
a) a necessidade e a finalidade do acesso, para os objetivos da pesquisa;
b) a relação entre os objetivos da pesquisa e os estudos de sua área de conhecimento, mediante declaração por escrito do órgão de pesquisa ou da entidade de ensino a que esteja vinculado;
IV - cumprir o disposto no art. 4º, inc. III, alíneas “c” e “d”, e incs. IV e V.
Parágrafo único. A celebração de convênio ou outro instrumento similar somente é dispensável quando a pesquisa não demandar do Tribunal de Justiça outras atividades além do simples fornecimento dos acessos, das informações e dos dados necessários à sua realização.
Art. 6º A entidade privada deverá:
I - comprovar documentalmente sua qualidade;
II - especificar a natureza da pesquisa, nos termos do art. 1º, caput;
III - demonstrar, caso a pesquisa envolva acesso a dados pessoais ou dados pessoais sensíveis:
a) a ocorrência de pelo menos uma das hipóteses do art. 26, § 1º, da Lei Geral de Proteção de Dados;
b) a relação entre os objetivos da pesquisa e sua missão institucional, ou ainda, objetivo social ou estatutário;
IV - cumprir o disposto no art. 4º, inc. III, alíneas “c” e “d”, e incs. IV e V.
Art. 7º É desnecessária a obtenção do consentimento dos titulares dos dados pessoais e pessoais sensíveis para o acesso realizado em consonância com os arts. 3º a 6º, mas sua divulgação depende de autorização expressa e inequívoca daqueles.
Art. 8º O acesso referido no art. 1º, § 2º, inc. II, via portal de internet, será:
I - individual, se solicitada a pesquisa por pessoa física;
II - institucional, se solicitada a pesquisa por órgão de pesquisa ou entidade privada.
§ 1º Cabe ao órgão de pesquisa ou à entidade privada indicar o responsável, a quem incumbirá administrar o seu perfil institucional no portal, atribuir a cada um de seus pesquisadores os respectivos logins e senhas e dar a eles conhecimento do disposto no art. 4º, inc. IV e § 3º.
§ 2º O acesso deverá ter perfil apenas para consulta, sem possibilidade de peticionamento ou qualquer outra atividade.
§ 3º As consultas devem se restringir aos autos dos processos referidos no art. 1º, § 1º, inc. III, cabendo à Secretaria de Tecnologia da Informação publicar a lista no portal da Lei Geral de Proteção de Dados, para os fins do art. 23, inc. I, da LGPD.
Art. 9º O acesso referido no art. 1º, § 2º, inc. IV, via Application Programming Interfaces (APIs), deverá assegurar, na busca das informações e dos dados estruturados junto ao sistema do Tribunal de Justiça, a anonimização dos dados pessoais e dados pessoais sensíveis, bem como gerar registros de acesso, para guarda por um ano.
Art. 10. Sempre que a pesquisa envolver acesso a autos de processos ou a dados pessoais e dados pessoais sensíveis existentes em bancos de dados, a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) publicará, no portal específico do Tribunal sobre a Lei Geral de Proteção de Dados, a natureza dos dados e números dos processos da pesquisa, a previsão legal e a finalidade da consulta (pesquisa básica ou aplicada de caráter acadêmico, histórico, científico, tecnológico ou estatístico), e fará referência aos procedimentos e práticas dos artigos anteriores.
§ 1º. Caso titulares solicitem informações sobre o compartilhamento dos dados referidos no caput, a STI as prestará com base nas listas de processos e registros de acesso.
§ 2º A STI guardará, permanentemente, as listas com os números de processos, em procedimento administrativo próprio, bem como manterá, pelo prazo de um ano, os registros de acesso aos bancos de dados e os arquivos digitais resultantes das atividades descritas no art. 1º, § 2º. ponibilização: terça-feira, 20 de julho de 2021 Diário da Justiça Eletrônico - Caderno Administrativo São Paulo, Ano XIV - Edição 3322 7 Art. 11. Os pedidos de pesquisa serão apresentados preferencialmente em formulário online e processados pela Diretoria de Planejamento (DEPLAN), segundo estas diretrizes:
I - a DEPLAN analisará a qualificação do solicitante, nos termos dos arts. 4º a 6º, e identificará, se necessário com o auxílio de outras Secretarias, as áreas que viabilizarão as atividades relacionadas à pesquisa;
II - as áreas identificadas pela DEPLAN especificarão a abrangência das atividades, observado o disposto nos arts. 1º a 3º desta Portaria.
III - a Presidência, com base nas informações colhidas pela DEPLAN e demais áreas envolvidas na pesquisa, decidirá o pedido, examinando a evidência do interesse público ou geral veiculado na pesquisa e a garantia de cumprimento do disposto no art. 4º, incs. III a V, art. 5º, incs. III e IV, e art. 6º, incs. III e IV;
IV - a STI, se deferido o pedido de pesquisa, tomará as providências especificadas nos arts. 8º a 10;
V - a DEPLAN guardará o material referido no art. 4º, inc. V.
Parágrafo único. Quando se tratar de pesquisa de caráter acadêmico, a Presidência poderá solicitar manifestação da Escola Paulista da Magistratura, antes de decidir o pedido.
Art. 12. O atendimento de pedidos que não tenham a natureza de pesquisa descrita no art. 1º, caput, dar-se-á por outros canais ou órgãos do Tribunal de Justiça, tais como o Fale com o Presidente, Corregedoria Geral da Justiça, Ouvidoria, Serviço de Informação ao Cidadão, Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais ou outros canais institucionais.
Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e se aplica imediatamente a todas as pesquisas em andamento no âmbito do Tribunal de Justiça de São Paulo.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 19 de julho de 2021.
(a) GERALDO FRANCISCO PINHEIRO FRANCO, Presidente do Tribunal de Justiça, (assinado digitalmente)
DJE, Cad. I, Adm. de 20.07.2021. P. 05,06, 07- http://www.dje.tjsp.jus.br/cdje/consultaSimples.do?cdVolume=15&nuDiario=3322&cdCaderno=10&nuSeqpagina=1
