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TJ - Provimento Conjunto Nº 71/2023: Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) – 1ª a 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional da Lapa da Comarca da Capital.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a implantação da Unidade de Processamento Judicial para atendimento das 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional da Lapa da Comarca da Capital;
CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas;
CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs;
RESOLVEM:
Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial – UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional da Lapa da Comarca da Capital e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao escrivão judicial:
I. Coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;
II. Conferir e assinar expedientes;
III. Acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;
IV. Conferir os mandados de levantamento eletrônico ou alvarás;
V. Garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento;
VI. Zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência;
VII. Abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, podendo delegar ao Gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento;
IX. Abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da unidade;
X. Elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso;
Parágrafo único. Estão subordinados ao escrivão judicial os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor:
I. Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa;
II. Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais;
III. Equipe de Movimentação dos Processos Digitais.
Artigo 4º - A Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa será responsável pelo atendimento ao público no balcão físico ou virtual, pelo portal de agendamento do TJSP; pelo e-mail institucional da unidade quando delegado pelo Escrivão; pela digitalização dos autos físicos desarquivados, desde que tenha a situação alterada para em andamento, dos redistribuídos e os retornados do 2º Grau; pela guarda, carga, recebimento e desarquivamento de processos físicos remanescentes até a total digitalização da unidade; pelo correio e malote.
§1º Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Proceder à guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;
III. Coordenar os agendamentos virtuais no site do TJSP e demais serviços de atendimento virtual;
IV. Gerenciar a digitalização de documentos e processos, inclusive os prazos para destruição, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;
V. Controlar o painel de editais;
VI. Assinar mandados de levantamento eletrônico, alvarás e certidões, quando determinado pelo escrivão;
VII. Quando delegado pelo Escrivão, abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§2º Compete à Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Carga e recebimento de documentos e processos físicos, realizando o transporte entre setores se necessário;
II. Arquivamento e desarquivamento de processos físicos;
III. Correio e malote;
IV. Atendimento de balcão físico ou virtual, mediante revezamento diário ou semanal;
V. Digitalizar os processos físicos redistribuídos e os em grau de recurso quando de seu retorno;
VI. Digitalizar documentos recebidos fisicamente, liberando-os nos autos digitais, procedendo ao devido andamento;
VII. Tratar dos e-mails recebidos pela unidade, juntando os documentos nos autos digitais, procedendo ao devido andamento processual;
VIII. Gerar senha de acesso aos autos sempre que solicitado e se em termos;
IX. Expedir as certidões de objeto e pé solicitadas em atendimento.
Artigo 5º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais nos processos digitais.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes;
III. Conferir mandados de levantamento eletrônico;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Elaborar modelos de atos ordinatórios;
VII. Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados;
VIII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I. Tratar a fila do fluxo digital – Ag. Análise de Cartório Urgente em face do art. 1.265 das NSCGJ;
II. Tratar as filas Ag. Análise do subfluxo de documentos: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento;
III. Tratar a fila Ag. Impressão do subfluxo de documentos: mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos ou procedendo os envios via e-mail, quando o caso;
IV. Tratar a fila Ag. Emissão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso;
V. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ato ordinatório);
VI. Gerenciar as tarjas dos processos;
VII. Intimar os peritos e demais auxiliares da justiça nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação.
Artigo 6º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, juntada (petições aguardando cadastro) e decurso de prazo nos processos digitais:
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento, quando determinado pelo escrivão;
III. Gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados;
VII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Ag. Análise do Cartório;
b. Ag. Análise do Cartório - Urgente;
c. Encaminhar para Publicação;
d. Ag. Certificação da Publicação;
e. Ag. Decurso de Prazo – Publicação;
f. Ag. Hasta Pública - Leilão;
g. Ag. Laudo;
h. Ag. Decurso de Prazo;
i. Retorno do Distribuidor;
j. Retorno da Contadoria;
k. Retorno Setor Técnico - Ass. Social;
l. Retorno Setor Técnico - Psicologia;
m. Processo Suspenso;
n. Ag. Impressão;
o. Ag. Avaliação;
p. Processo em Grau de Recurso;
q. Processos Recebidos do 2.º Grau – Diligência;
r. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico;
s. Retorno do Cejusc.
II. Tratar o subfluxo de petição intermediária;
III. Tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal;
IV. Tratar das filas de trabalho do fluxo de custas;
V. Gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência nos casos de envio manual à publicação;
VI. Cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes;
VII. Verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e dar andamento ao feito;
VIII. Encaminhar os autos ao Setor de Conciliação para designação de data de audiência de conciliação;
IX. Encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Contador, Partidor, Setor Técnico – Assistente Social e Psicologia e Distribuidor;
X. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença).
XI. Intimar partes e advogados para manifestação acerca do retorno e resposta de documentos;
XII. Elaborar cálculos de preparo e remeter ao segundo grau, quando a atividade sobrevier de prazo decorrido;
XIII. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição.
Artigo 7º - Compete às Equipe de Gabinetes:
I. Elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças;
II. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição;
III. Realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, SISBAJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP etc.);
IV. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial – Ag. Análise do Cartório;
b. Inicial – Ag. Análise do Cartório – Urgente;
c. Entrados com Sigilo Absoluto;
d. Conclusos – Despacho;
e. Conclusos – Decisão Interlocutória;
f. Conclusos – Sentença;
g. Conclusos - Urgente;
h. Sisbajud – Conclusos – Decisão;
i. Sisbajud – Bloquear Valor;
j. Sisbajud – Ag. Resposta;
h. Sisbajud – Ag. Transferência;
k. Pesquisas;
l. Conclusos Minuta;
m. Petição juntada – aguardando análise
n. Ag. Audiência
o. Ag. Análise Complemento Peticionamento
V. Manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias;
VI. Criar os modelos de grupo, devendo: preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento);
a. vincular a movimentação específica;
b. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais;
c. selecionar o teor do documento (complemento da movimentação - Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos;
d. marcar o check box não emitir atos quando, no modelo, não houver atos a serem cumpridos pelo cartório;
VII. Preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário;
VIII. Cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial;
IX. Tornar publicável – no campo movimentação – as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato;
X. Cadastrar as audiências na pauta virtual, se designadas através despacho ou decisão judicial, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ;
XI. Importar eventuais mídias de gravação de audiências para o sistema informatizado;
XII. Monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente;
XIII. Vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas, bem como removê-las quando verificada que a urgência não é mais existente;
XIV. Abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da unidade.
XV. Monitorar as queimas das guias quando da análise de petições;
XVI. Cadastrar o processo no portal de peritos, quando de sua nomeação;
XVII. Elaborar cálculos de preparo e remeter o processo ao segundo grau, quando a atividade sobrevier da análise de petição intermediária.
Artigo 8º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente de quais filas se encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, gerenciando tarjas e atualizando dados cadastrais, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - Para as audiências presenciais caberá ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização e serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente designadas para este fim.
§ 1º - A pauta de audiências será disponibilizada aos gabinetes para designação de audiências em datas e horários disponíveis, evitando-se o agendamento para utilização da mesma sala, no mesmo dia e hora já utilizados por outro magistrado.
Artigo 10º - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça.
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade.
§ 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto UPJ - Unidade de Processamento Judicial, composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça durante os primeiros 180 dias após a instalação.
Artigo 11º - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I. As apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II. A elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho.
Artigo 12º - O escrivão da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I. Identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II. Propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III. Avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O escrivão da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13º - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14º - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados.
Artigo 15º - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 16º – A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 21 de março de 2023.
Artigo 17º - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional da Lapa da Comarca da Capital, revogadas as disposições em contrário.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 10 de março de 2023.
Des. RICARDO MAIR ANAFE
Presidente do Tribunal de Justiça
Des. FERNANDO ANTONIO TORRES GARCIA
Corregedor Geral da Justiça.
DJE, Cad. I, Adm. de 17.03.2023, P.4 até 7.
http://www.dje.tjsp.jus.br/cdje/consultaSimples.do?cdVolume=17&nuDiario=3699&cdCaderno=10&nuSeqpagina=1
