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TJ - Provimento Conjunto Nº 38/2018: Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) - 31ª a 35ª Varas Cíveis do Foro Central da Comarca da Capital.
TJ - Provimento Conjunto Nº 38/2018: Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) - 31ª a 35ª Varas Cíveis do Foro Central da Comarca da Capital. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais, CONSIDERANDO a implantação das Unidades de Processamento Judicial para atendimento das 31ª, 32ª, 33ª, 34ª e 35ª Varas Cíveis do Foro Central da Comarca da Capital; CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas; CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs; RESOLVEM: Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial – UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 31ª, 32ª, 33ª, 34ª e 35ª Varas Cíveis do Foro Central da Comarca da Capital, e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento. Artigo 2º - Compete ao escrivão judicial: I – coordenar e administrar a unidade de processamento judicial; II – conferir e assinar expedientes; III – acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes; IV - conferir e assinar os mandados de levantamento; V – garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento; VI – zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência; VII – abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento; VIII – atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento; IX – abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da Unidade; X – elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da Unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso; Parágrafo único. Estão subordinados ao escrivão judicial os gestores das equipes da unidade. Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em quatro equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor: I – Equipe de Atendimento ao Público; II – Equipe de Processos Físicos; II – Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais; III – Equipe de Movimentação dos Processos Digitais. Artigo 4º - A Equipe de Atendimento ao Público será responsável pelo atendimento do público no balcão; pela guarda, carga, recebimento, arquivamento e desarquivamento de autos físicos e; pelo correio e malote. §1º Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público: I – Coordenar os trabalhos da equipe; II – A guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe; III – A guarda dos autos físicos e a cobrança daqueles não restituídos no prazo legal; IV – Elaborar e remeter a relação de mandados de levantamento; V – Assinar mandado de levantamento, quando determinado pelo escrivão; VI – Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado. §2º Compete à Equipe de Atendimento: I – Carga e descarga de processos físicos, inclusive aqueles encaminhados ou provenientes da conclusão; II – o arquivamento e o desarquivamento de processos físicos; III – o correio e o malote; IV – o atendimento de balcão mediante revezamento diário ou semanal; V – todas as cargas e descargas de papéis e documentos, inclusive carga de mandados à Seção Administrativa de Distribuição de Mandados; VI – realizar o transporte dos autos físicos e dos documentos entre a unidade e os gabinetes e entre os gabinetes e a unidade; VII – alocação e o encaminhamento dos processos físicos. Artigo 5º A Equipe de Processos Físicos será responsável pelo cumprimento, pelo controle de prazos, pela publicação e pela juntada de petições. § 1º Compete ao gestor de Equipe de Processos Físicos: I – coordenar os trabalhos da equipe; II – conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento; III – remeter as laudas de publicação; IV – controlar o painel de editais; V – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado. § 2º Compete à Equipe de Processos Físicos: I – receber os processos da conclusão II - elaborar lauda de publicação e certificar sua ocorrência; III – juntar petições, providenciando as atualizações no sistema informatizado, bem como abertura de volumes, e ainda, atendimento dos arts. 208 e seguintes das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça e, na sequência, dar andamento ao feito; IV – verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e, na sequência, dar andamento ao feito; V – cumprimento das determinações judiciais, com a elaboração de ofícios, mandados, cartas precatórias etc.; VI – o recebimento e competente andamento de autos oriundos do Tribunal de Justiça; VII – emitir atos ordinatórios. Artigo 6º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais nos processos digitais. § 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais: I – coordenar os trabalhos da equipe; II – conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar público os expedientes; III – conferir e assinar mandados de levantamento; IV – controlar o painel de editais; V – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento; VI – monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato; VII – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado. § 2º - Compete à Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais: I – tratar a fila do fluxo digital – Ag. Análise de Cartório Urgente, em face do art. 1.265 das NSCGJ; II – tratar as filas Ag. Análise do subfluxo de documentos despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento; III – tratar a fila Ag. Impressão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos, se o caso; IV – tratar a fila Ag. Emissão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso; V – intimar os peritos nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação; VI – remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ ato ordinatório); VII – gerenciar as tarjas dos processos. Artigo 7º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, juntada (petições aguardando cadastro) e decurso de prazo nos processos digitais: § 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais: I – coordenar os trabalhos da equipe; II – conferir e assinar expedientes, inclusive mandado de levantamento, quando determinado pelo escrivão; III – gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos; IV – controlar a digitalização de documentos, inclusive os prazos para destruição dos documentos, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça; V – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento; VI – monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato; VII – verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados; VIII – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado. § 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais: I - tratar as seguintes filas de processo: a. Ag. Análise do Cartório; b. Ag. Análise do Cartório - Urgente; c. Encaminhar para Publicação; d. Ag. Certificação da Publicação; e. Ag. Decurso de Prazo – Publicação; f. Ag. Hasta Pública - Leilão; g. Ag. Laudo; h. Ag. Decurso de Prazo; i. Retorno do Distribuidor; j. Retorno da Contadoria; k. Retorno Setor Técnico - Ass. Social; l. Retorno Setor Técnico - Psicologia; m. Processo Suspenso; n. Ag. Impressão; o. Ag. Avaliação; p. Processo em Grau de Recurso; q. Processos Recebidos do 2.º Grau – Diligência; r. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico; s. Retorno do Cejusc. II - tratar o subfluxo de petição intermediária; III – tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal; IV – gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência; V – cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes; VI – verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e, na sequência, dar andamento ao feito; VII – encaminhar os autos ao Cejusc para designação de data de audiência de conciliação; VIII – encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Contador, Partidor, Setor Técnico – Assistente Social e Psicologia e Distribuidor; IX - remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença). Artigo 8º - Compete aos gabinetes: I – elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças; II – emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição; III – realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, BACENJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP, etc.); IV – tratar as seguintes filas de processo: a. Inicial – Ag. Análise do Cartório; b. Inicial – Ag. Análise do Cartório – Urgente; c. Entrados com Sigilo Absoluto; d. Conclusos – Despacho; e. Conclusos – Decisão Interlocutória; f. Conclusos – Sentença; g. Conclusos - Urgente; h. Bacen Jud – Conclusos – Decisão; i. Bacen Jud – Bloquear Valor; j. Bacen Jud – Ag. Resposta; k. Bacen Jud – Ag. Transferência; l. Pesquisas; m. Ag. Minuta; n. Petição juntada – aguardando análise. o. Ag. Audiência p. Ag. Análise Complemento Peticionamento V – manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias; VI – criar os modelos de grupo, devendo: a. preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento); b. vincular a movimentação específica; c. marcar o check-box de assinatura do juiz; d. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais do Ministério Público e da Defensoria Pública; e. selecionar o teor do documento (Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos; VII – preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário; VIII – cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial; IX – tornar publicável – no campo movimentação – as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato; X – cadastrar as audiências na pauta virtual, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ; XI – monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente; XII – vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas; XIII – abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/ aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da Unidade. Artigo 9º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente das filas onde encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes. Artigo 10º - As audiências serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente destinadas para este fim. § 1º - A pauta de audiências será disponibilizada aos gabinetes para designação de audiências em datas e horários disponíveis, evitando-se o agendamento para utilização da mesma sala, no mesmo dia e hora já utilizados por outro magistrado. § 2º - Cabe ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização. Artigo 11º - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça. § 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade. § 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará, mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto “Cartório do Futuro”, composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça. Artigo 12º - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete: I - as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos; II - a elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho. Artigo 13º - O escrivão da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá: I - identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários; II - propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento; III - avaliação das medidas implantadas. Parágrafo único. - O escrivão da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade. Artigo 14º - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação. Artigo 15º - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados. Artigo 16º - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça. Parágrafo único. - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça. Artigo 17º – A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 23 de abril de 2018. Artigo 18 - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 31ª a 35ª Varas Cíveis do Foro Central da Comarca da Capital, revogadas as disposições em contrário. REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE. São Paulo, 04 de abril de 2018. (aa) MANOEL DE QUEIROZ PEREIRA CALÇAS, Presidente do Tribunal de Justiça e Des. GERALDO FRANCISCO PINHEIRO FRANCO, Corregedor-Geral da Justiça.